Documentazione tratta da "Communications Tools for the effective worker" -Avaya - Published by DK Publishing, Inc.

Premessa
Alcune domande che é opportuno porsi:

1. - Avete sempre a disposizione tutte le informazioni di cui avete bisogno per prendere una decisione consapevole?
2. - Avete sempre accesso alle persone il cui supporto è necessario per prendere decisioni consapevoli?
3. - Avete sempre accesso agli altri responsabili dell’organizzazione?
4. - Avete mai avuto la sensazione che avrebbero dovuto coinvolgervi su una decisione, ma ciò non è avvenuto perché non eravate immediatamente disponibili?
5. - Avete sempre aggiornamenti sullo stato di avanzamento di attività ed informazioni per le relazioni che vi interessano direttamente?

La situazione attuale

Rispondere:

1. Si sente sopraffatto dal numero di dispositivi di comunicazione che utilizza per il business?
2. Le capita spesso di perdere chiamate o messaggi in quanto essi vengono inviati al dispositivo sbagliato o inopportuno?
3. Ha perso spesse volte chiamate importanti o e-mail mentre è lontano dall’ufficio?
4. Si sente obbligato a rispondere a telefonate o ad e-mail di lavoro da casa?
5. Deve accedere a più liste di contatti per i vari dispositivi che utilizza?
6. Ha più di un numero di telefono per motivi di lavoro?
7. Si chiede quale sia il modo migliore per contattare i suoi collaboratori?
8. Pensa che i clienti o i colleghi abbiano difficoltà a capire quale sia il modo migliore per contattarla?
9. Spende più di mezz'ora al giorno per la gestione e le risposte a e-mail e messaggi vocali?
10. Ha difficoltà a svolgere tutto le funzioni del suo lavoro quando si trova lontano dall’ufficio?
11. Pensa che la sua azienda sopporti costi eccessivi a causa della duplicazioni di soluzioni di comunicazione?
12. E' difficile per lei impiegare le principali funzioni fornire dai dispositivi di comunicazione che utilizza?

Analisi
Ora che ha completato l'indagine sulla situazione attuale, faccia le somme dei punteggi e legga queste considerazioni:

• da 12 a 23: La sua organizzazione fornisce un ambiente di CU ben gestibile. Tuttavia, è necessario guardare al prossimo livello di comunicazione intelligenti. Sta facendo un buon lavoro, da mantenere e da migliorare.
• da 24 a 35: La sua organizzazione ha fatto buoni progressi verso una soluzione CU. Tuttavia, c'è spazio per un miglioramento. Utilizzare il prossimo strumento di valutazione per determinare dove si necessita di ulteriori investimenti.
• da 36 a 48: La sua organizzazione è ancora lontana di offrire un esperienza di CU. E’ tempo di adottare le misure necessarie per cambiare lo stato della gestione delle comunicazioni nella sua società. È necessario aumentare gli investimenti in strumenti di comunicazione o si rischia.

Le Priorità

Rispondere:
1= non importante, 2= a volte importante, 3= molto importante, 4= essenziale

1. Un unico numero di telefono per tutti i dispositivi.
2. Una unica casella di posta per messaggi e-mail e voice mail
3. Una sola directory per tutti i dispositivi di comunicazione.
4. Una sola interfaccia per tutti i servizi di comunicazione.
5. Priorità alle comunicazioni di routing.
6. Un assistente personale per la priorità di messaggistica. Continuità.
7. Comunicazione di trasferimento da un dispositivo/applicazione ad un altro.
8. In-house voce, video e web conferencing.
9. Abilitazioni vocali per il controllo vocale delle e-mail
10. Contesto. Opzioni del chiamante.
11. Soluzioni comunicazioni di lavoro efficienti ovunque
12. Virtualizzazione delle infrastrutture di comunicazione.

Analisi
Il suo punteggio totale su questa valutazione non è così importante, quanto lo sono i singoli punteggi per ogni voce elencata. Si dovrebbe fare un elenco di voci classificate con i punteggi ricevuti e poi agire di conseguenza.

• 4: Questo è un elemento estremamente importante per la capacità di comunicazione della vostra azienda. È necessario mettere a fuoco il vostro investimento in questa area dei servizi di CU.
• 3: Questo punto è importante per la sua società, e merita un adeguato livello di investimenti.
• 2: La voce, pur importante, non è necessarie per il successo immediato. Si può avere priorità di investimento in questo settore solo se sono disponibili fondi supplementari.
• 1: Questa voce non è importante per la vostra organizzazione. Al momento essa non richiede investimenti.