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comunicazione sul posto di lavoro I risultati dell'indagine "Communications at Work" condotta per conto di NEC Philips Unified Solutions - Settembre 2008 Una comunicazione aziendale efficiente è essenziale per ottenere una collaborazione ottimale all'interno di una organizzazione. Tuttavia, essa dipende spesso da un ampia gamma di fattori, tra i quali figurano le competenze di comunicazione del personale, la volontà di prendere in mano il telefono, un elenco di contatti aggiornato e, più semplicemente, la capacità di raggiungere la persona con la quale si desidera parlare. NEC Philips Unified Solutions ha promosso una ricerca per comprendere quali siano, tra questi numerosi fattori, i principali ostacoli che impediscono alle aziende di ottenere una collaborazione ottimale, oltre ad individuare ciò che i dipendenti giudicano fastidioso nelle loro comunicazioni di lavoro e le esigenze da soddisfare per rendere la comunicazione aziendale meno frustrante. Nel mese di agosto, sono state condotte 700 interviste on-line nei seguenti paesi europei: Regno Unito, Francia,Germania, Belgio,Olanda, Italia e Spagna. La ricerca è stata inoltre focalizzata su funzioni aziendali specifiche, nelle quali la comunicazione svolge un ruolo chiave: -Addetti alla reception/Centralinisti/Operatori di call center -Professionisti (contabili, avvocati, consulenti) -Vendite e Marketing -Responsabili di reparto. Nel seguito la sintesi dei risultati. 1) Quali sono i principali ostacoli che impediscono alla vostra azienda di ottenere un'efficienza ed un successo ottimali? Fattore - Mancanza di competenze di comunicazione tra il personale 2) Quando si tratta di comunicare con i clienti, in cosa l'azienda risulta penalizzata? Fattore - Mancanza di competenze di comunicazione tra il personale 3) Quali sono i principali ostacoli che impediscono alla vostra azienda di ottenere un'efficienza e un successo ottimali? Fattore - La cultura aziendale e l'atteggiamento conservatore rispetto a nuovi metodi e soluzioni 4) Dal punto di vista aziendale, quali sono i principali disagi legati alle comunicazioni? Fattore - Chiamate o messaggi rimasti senza risposta/ignorati 5) Dal punto di vista aziendale, quali sono i principali disagi legati alle comunicazioni? Fattori - Carenze tecnologiche all'interno dell'azienda - L'impossibilità di contattare le persone quando necessario - La scarsa qualità degli elenchi di contatti interni 6) Dal punto di vista personale, quali sono i principali disagi legati alle comunicazioni? Fattore - La lentezza con la quale le persone rispondono alle comunicazioni e-mail/messaggi 7) Dal punto di vista personale, quali sono i principali disagi legati alle comunicazioni? Fattore - Mancanza di conoscenza dei sistemi telefonici/e-mail 8) Dal punto di vista personale, quali sono i principali disagi legati alle comunicazioni? Fattore - Essere obbligati a lasciare ripetuti messaggi vocali e comunicazioni In realtà, più che la tecnologia in sé, le persone sono infastidite dalle carenze tecnologiche. Il 19% degli intervistati ritiene che carenze tecnologiche all'interno della loro azienda costituiscano il principale problema di comunicazione. Questo lascia intendere che l'introduzione di tecnologie adeguate dovrebbe contribuire a migliorare le competenze di comunicazioni del personale e a superare le frustrazioni percepite dai singoli. Il 28% degli intervistati ritiene che l'adozione di nuove tecnologie, quali Instant Messenger, potrebbe indurre le persone a rispondere più rapidamente alle comunicazioni (superando così uno dei principali problemi, cioè la lentezza di risposta). Il 50% degli intervistati pensa che l'introduzione di un sistema di identificazione della linea chiamante migliorerebbe le comunicazioni aziendali. Il 44% degli intervistati ritiene che anche una funzione di segnalazione delle chiamate perse (attraverso l'invio di un messaggio e-mail) migliorerebbe le comunicazioni aziendali. 9) Servizi che migliorerebbe le comunicazioni all'interno dell'azienda - Identificazione chiamate - Funzione di segnalazione delle chiamate perse con e-mail - Migliore integrazione PC/telefono e/o un'interfaccia utente più efficiente. - Messaggeria istantanea, per sapere chi è in linea e chi è fuori ufficio, per poterli contattarli istantaneamente. - La ricerca dei numeri di interno, gli elenchi telefonici completi e lo stato di presenza in tempo reale consentono di ottenere immediatamente informazioni sull'interlocutore ricercato  10). Riassumendo, l'indagine mostra che la soluzione chiave per garantire una comunicazione ed una collaborazione efficienti all'interno dell'azienda consiste nel fornire al personale le necessarie competenze di comunicazione. Se le persone rispondessero più rapidamente alle comunicazioni e-mail e ai messaggi e se le chiamate non venissero ignorate o trasferite alla persona sbagliata, i dipendenti sarebbero meno esposti allo stress della comunicazione sul posto di lavoro. L'introduzione di nuove tecnologie potrebbe potenzialmente contribuire ad attenuare questo stress, poiché le carenze tecnologiche aziendali sono considerate un problema rilevante. |
