Note tratte da: ”Flexible Workspaces racing into the future”
di David D’Souza, Business Consultant

• Rapporto tra lavoro e vita privata. Secondo il 60% dei lavoratori la flessibilità è un fattore importante che li fidelizza, ma solo il 35% dei datori di lavoro la pensano così
• Generalmente le persone pensano che il lavoro flessibile abbia migliorato la loro produttività e l'efficacia
• Un miglioramento del rapporto tra lavoro e vita privata è indicato dalla maggioranza
• I Responsabili sono a favore del lavoro flessibile
• Il tempo risparmiato con minori viaggi è stato in gran parte speso per l'attività con i clienti
• Le risposte sono variabili da parte delle famiglie. Alcuni pensano che il lavoro a domicilio agevoli la vita familiare, altri non ne sono convinti
• Può essere visto come un risparmio di costi da parte della società
• Molte persone hanno difficoltà a "staccare" quando possono essere raggiunte in qualsiasi momento
• "Time in" non è più un segnale di successo. I colleghi possono sentire il bisogno di abbandonare la vecchia mentalità, così come i loro responsabili
• Non tutti i lavoratori sono mobili nello stesso modo, i vantaggi della mobilità sono diversi a seconda delle persone
• Si teme che essere fuori dal controllo a vista possa significare non avere disponibilità sulla mente del collaboratore

Gli immobili
Molti dei lavoratori della conoscenza e dei loro responsabili spendono più di metà del loro tempo lontano dai loro uffici, per viaggi, incontri, malattie e accordi di lavoro flessibile.
Poiché il numero di lavoratori flessibili aumenta, ed in media i lavoratori che operano in mobilità impiegano 2 o 3 giorni a settimana fuori dal loro luogo di lavoro tradizionale, lo spazio vuoto può essere razionalizzato mediante la condivisione della scrivania, l’affitto e altre scelte di spazio-ufficio. Alcuni risparmiano milioni di dollari.
Questi risparmi sono parte del ritorno sugli investimenti per le scelte di CU.
Ecco alcuni dei numeri:
- Se si considerano le aree comuni (corridoi, sale riunioni, servizi igienici, parcheggio), in una realtà media il costo dello spazio in molte città può raggiungere 6.000 dollari l'anno.
- Con appena un po' di pianificazione strategica, le organizzazioni possono risparmiare un ufficio ogni tre o quattro lavoratori mobili o flessibili.
- Una organizzazione media con circa 100 lavoratori mobili può risparmiare ogni anno circa 200.000 dollari solo per il taglio 30 spazi ufficio.
- E questo si aggiunge ad altri significativi risparmi che il lavoro mobile e flessibile comporta per l'organizzazione.

Negli Stati Uniti, gli edifici per uffici consumano:
- 17% di acqua
- 33% di energia
- 40% delle materie prime
- 66% dell'energia elettrica
Gli edifici producono, direttamente o indirettamente
- il 40% dei rifiuti in discarica
- il 33% del biossido di carbonio
- il 49% di anidride solforosa
- il 10% delle emissioni di particolato
In media, nelle 75 più grandi città degli Stati Uniti:
- 3,6 miliardi di ore in auto di ritardo,
- 21,6 miliardi di litri di carburante sprecato
- 67,5 miliardi di dollari di perdita di produttività.

Nel 1982: i pendolari hanno affrontato 7 ore di ritardo nei viaggi
Nel 2001: i pendolari hanno affrontato 26 ore di ritardo nei viaggi.

Politiche di comunicazione e procedure
La formulazione di politiche aziendali derative all’IT sono sempre una sfida, per molti motivi. Questi includono la natura personale dei dispositivi, l’uso di risorse aziendali da parte dei collaboratori, le questioni relative alla privacy, e i cambiamenti tecnologici.
Questi ostacoli ad una politica sulla Comunicazione Unificata sono ora aggravati dalle prescrizioni della normativa in materia. La necessità di tale politica è chiara: tutte le organizzazioni devono ridurre il rischio, l'esposizione e le spese relative a questa tecnologia e alle infrastrutture. La realtà della politica è anche chiara: è un processo che può risultare gravoso per le risorse, genera esigenze molto specifiche per la proprietà intellettuale, e richiede filosofie politiche e culturali all'interno di un'organizzazione per affrontare in modo diretto il programma definito.

È importante notare che, anche con politiche e culturali "pushback" la necessità per la politica, alla luce del rischio di impresa, è un semplice calcolo. Dopo una grave disconnessione, un evento significativo, o anche un solo fallimento, il danno potrebbe essere sconcertante. Si potrebbero perdere affari, avere contenziosi o controlli regolamentari.
In ogni caso, il danno all’ impresa può essere grave e deve essere affrontato rapidamente.

Comunicare i benefici ai dipendenti: il bilanciamento tra lavoro e vita privata ha ridotto il pendolarismo, ecc..
Creare team di sensibilizzazione e concordare le aspettative sulla disponibilità
Fissare obiettivi e chiarire come misurare i risultati - sia per i lavoratori mobili e flessibili che per gli altri
Studiare l’insieme degli utilizzatori, non esitare a personalizzare le soluzioni se necessario e far conoscere i benefici attesi per gli utenti e per la società
Fate attenzione a mantenere le occasioni di incontri sia personali che di gruppo, soprattutto per i nuovi dipendenti mobili questa organizzazione non significa non vedere i colleghi

Cambiamento culturale
Quando la tecnologia arriva a permeare ogni aspetto del lavoro, essa libera le organizzazioni ed i loro dipendenti dai confini fisici del posto di lavoro, e amplifica molte delle sfide interpersonali e culturali inerenti alla vita della società.
La cultura organizzativa ed il clima pre-esistenti hanno un ruolo importante.
In genere il lavoro flessibile è stato introdotto a seguito di considerazioni relative allo spazio e al costo dello spazio, e il desiderio di una maggiore flessibilità.
Se usato in modo isolato, l’”hot desking” non è popolare, ma, se introdotta come parte di un pacchetto, in cui vengono consegnati altri servizi, è più accettabile.

• Facilità d'uso
• Immediatezza di accesso, tutto a portata di mano
• Privacy
• Gli individui sono gli individui
• Produttività = ciò che "io" debbo fare
• Capacità di concentrarsi sull’efficacia
• Necessità di condividere la conoscenza con altre persone
• La condivisione di idee, quando l'ispirazione colpisce
• Lavorare in gruppi di lavoro non tradizionali
• Lavoro a casa, permette di bilanciare meglio lavoro e vita privata
• Comprendere che è molto più facile gestire da casa chiamate alle 5 di mattina da Pechino
• La sfida: staccare

• Facilità di gestione
• Consistenza anche se con personalizzazione
• Condivisione delle informazioni
• Sfide nella gestione, formazione a distanza
• Produttività = ciò che "noi" dobbiamo fare
• Capacità di concentrarsi sul costi/efficienza
• La conoscenza non è sempre locale
• La visibilità delle informazioni può contribuire ad anticipare la costruzione di idee
• Impiegare addetti specializzati dislocati anche su territori estesi
• Ridurre i costi di viaggio
• Tutta una serie di questioni personali che devono essere affrontate
• E 'una buona idea eseguire prima un pilota e coinvolgere le persone nel processo decisionale.

Quanto sopra riportato riassume preoccupazioni collegate alla consapevolezza che si tratta di un cambiamento culturale in atto. Questo è il motivo per cui è sottolineato sia per i dipendenti sia per i responsabili che la comunicazione è il collante che tiene insieme l'ambiente virtuale.
Nel corso del tempo, i responsabili si adegueranno al fatto che la qualità e quantità del lavoro prodotto, con le crescenti competenze nel processo decisionale di problem solving e la condivisione di idee (collaborazione), sono le qualità di un buon candidato per l'avanzamento di carriera. Essi devono garantire, tuttavia, dalla loro parte, che essi danno al dipendente la possibilità di farlo. Può essere pericoloso dal lato del responsabile, come pure pensare che il telelavoratore non è interessato alla società semplicemente perché ha scelto di operare in questo modo.